Agente de escritorio

1. Qué es y para qué sirve

El agente se queda funcionando en un ordenador (con un icono junto al reloj). Hace dos trabajos, y ninguno más:

Sube lo que escaneas: todo documento que cae en las carpetas que elijas llega a Asesia, sin abrir el navegador.
Baja lo que mandas a contabilidad (si lo activas): cuando se pulsa «Enviar a contabilidad», deja el paquete en la carpeta que lee Sage.
Solo ve las carpetas que eliges tú. No recorre el disco, no sigue accesos directos y no sube ficheros ocultos ni programas. En las subcarpetas solo entra si marcas «Incluir subcarpetas» en esa carpeta.
No importa nada dentro de Sage y no borra nada nunca: lo subido se aparta a la subcarpeta «subidos».

2. ¿Asesoría o empresa?

Asesoría: lo que se escanee va a la Bandeja y se reparte solo entre los clientes que lleva quien vincula el ordenador. En el PC del Sage, además, recibe los paquetes de contabilidad de esos clientes.
Empresa: el titular, con su sesión del portal, abre la dirección /portal/agente/vincular (el agente la abre solo con «¿Eres una empresa cliente?»). Todo lo que escanee va directo a su empresa.

3. Qué hace falta

Un PC con Windows 10 u 11. No hace falta instalar nada más (ni Node.js ni permisos de administrador).
Tu usuario de Asesia, con permiso de capturas (asesoría) o ser el titular (empresa).
Que el PC esté encendido y con la sesión de Windows iniciada mientras deba trabajar.

4. Descargar

1En el panel, abre «Bandeja de entrada» y pulsa el enlace «Vincular un ordenador». Se abre la página del agente.
2Pulsa «Descargar para Windows». Se baja AsesiaAgente.exe.

Página Vincular un ordenador con el botón Descargar para Windows y los tres pasos

5. Instalar

1Abre AsesiaAgente.exe (desde la barra de descargas del navegador o la carpeta Descargas). No hay pasos que seguir: se instala solo, para tu usuario y sin pedir administrador.
2Queda en el menú Inicio y en el escritorio como «Agente de Asesia», y en «Configuración → Aplicaciones».
3Enseguida se abre el asistente en tu navegador. Al terminarlo, el agente queda arrancando con Windows (se puede quitar en su panel).
4Para actualizar, descarga la versión nueva y ábrela igual: cierra la anterior, la sustituye y conserva tu configuración.

Mientras el programa no lleve firma digital, Windows puede mostrar «Windows protegió su PC». Pulsa «Más información» y después «Ejecutar de todas formas». Es el aviso normal de un programa nuevo que Windows todavía no conoce.

6. Vincular el ordenador (sin copiar nada)

1El asistente enseña un código, por ejemplo «ABCD-EFGH». Pulsa «Abrir Asesia».
2Se abre Asesia (si pide iniciar sesión, entra y vuelve a pulsar «Abrir Asesia»). Comprueba que sale el nombre de TU ordenador y pulsa «Aceptar».
3Vuelve al asistente: en unos segundos dice «Vinculado» y pasa al paso siguiente. El token se guarda cifrado con tu cuenta de Windows.

El código caduca a los 10 minutos y solo sirve una vez; si caduca, pulsa «Pedir otro código». ¿Prefieres pegar un token? En el asistente abre «Prefiero pegar un token»: en la Bandeja pulsa «Token para el escáner», cópialo, pégalo, pulsa «Comprobar» y «Guardar».

Asistente del agente con el código de vinculación y el botón Abrir Asesia

Asesia pregunta si vincular este ordenador, con su nombre y el botón Aceptar

Token del despacho recién generado en la Bandeja (difuminado en la captura)

7. Elegir las carpetas que puede ver

Asesia solo verá las carpetas que elijas en este paso, y nada más del ordenador:

1Pulsa «Usar Documentos\Asesia\Escaneos» (la crea el agente) o «Añadir otra carpeta» para elegir la del escáner en la ventana de Windows.
2Puedes añadir varias (una por escáner o por persona) y quitar cualquiera.
3Configura el escáner para que guarde en una de esas carpetas.

Se sube lo que esté en la carpeta: PDF, JPG, PNG y WEBP, hasta 20 MB, y extractos bancarios (CSV, Excel, CAMT.053 o Norma 43). Con «Incluir subcarpetas» marcado en una carpeta, también su árbol, hasta 8 niveles (nunca «subidos» ni «errores»): cada fichero llega con su ruta y se aparta conservando su subcarpeta. No se aceptan un disco entero, tu carpeta de usuario ni carpetas de Windows. Si una carpeta desaparece o se queda sin permiso, el panel lo avisa.

Asistente del agente con la lista de carpetas que Asesia puede ver

8. ¿Es el PC del Sage? (opcional)

Si en este ordenador está Sage, marca «Sí, este es el PC de la contabilidad». Los paquetes de «Enviar a contabilidad» se dejarán en su carpeta de importación (por defecto la de Sage; se puede cambiar).
«Separar por cliente»: todos juntos, una subcarpeta por código de empresa o una por NIF.
Si no, pulsa «Ahora no». Se puede activar después en el panel del agente.

9. Comprobar que funciona

1En el último paso pulsa «Probar con un documento» y elige un PDF: se copia a tu carpeta y lo verás en «Últimos documentos».
2En Asesia aparece en la Bandeja (asesoría) o en las capturas (empresa).
3Para los paquetes: pulsa «Enviar a contabilidad» en un cliente. Cuando el agente lo recoge, el envío pasa a «Dejado en la carpeta» con la ruta exacta.

«Dejado en la carpeta» no es «importado»: el alta la haces tú en Sage (Configuración → Importación/Exportación → Datos Contables XML → Importar XML).

Capturas del cliente con la factura que acaba de subir el agente

Envío en estado Dejado en la carpeta, con la ruta donde lo dejó el agente

10. Arranque con Windows y panel del agente

El agente arranca solo al iniciar Windows y se queda junto al reloj (icono de Asesia). Doble clic en el icono, o «Agente de Asesia» en el menú Inicio, abre su panel.
En el panel: si está conectado, los últimos documentos, los avisos con qué hacer, las carpetas, los paquetes contables, «Arrancar con Windows», «Ver registro» y «Desvincular este ordenador».

Panel del agente conectado, con los últimos documentos y las carpetas

11. Si algo falla

«Sin conexión»: no hay internet o Asesia no responde. Los documentos esperan en su carpeta y suben solos al volver.
«Desvinculado»: alguien desvinculó el ordenador en «Ordenadores vinculados» o se revocaron los tokens. Pulsa «Desvincular» en el panel y vuelve a vincularlo.
Un documento va a «errores»: el servidor lo rechaza (formato o tamaño). Ábrelo y guárdalo como PDF.
«Una carpeta elegida ya no existe» o «sin permiso»: vuelve a crearla o quítala y elige otra.
Los paquetes no aparecen en Sage: comprueba en Sage la carpeta del campo «Partición» y ponla como carpeta de salida en el panel del agente.
El antivirus lo bloquea: añade «Agente de Asesia» a sus excepciones mientras el programa no lleve firma digital.
Si un ordenador se pierde o alguien se va: en «Vincular un ordenador» → «Ordenadores vinculados», pulsa «Desvincular». Deja de subir al momento.

12. Desinstalar

1Configuración de Windows → Aplicaciones → «Agente de Asesia» → Desinstalar.
2Se quitan el programa, los accesos y el arranque con Windows. Te pregunta si borrar también la configuración (vinculación, token y carpetas elegidas). Tus carpetas de escaneos no se tocan.
3En Asesia, «Ordenadores vinculados» → «Desvincular» para anularlo también en el servidor.

13. Mac, Linux o sin permisos para instalar: versión en ZIP

La versión anterior sigue disponible en la Bandeja («Descargar el agente»). Necesita Node.js 18 o superior (nodejs.org, botón LTS), se descomprime en una carpeta y se abre con iniciar.bat (o iniciar.sh). La primera vez pide el token de «Token para el escáner».

Primera puesta en marcha del agente de Asesia.
Pega el token que te da el panel (clic derecho o Ctrl+V) y pulsa Intro:
> eyJhbGciOiJIUzI1NiJ9.eyJraW5kIjoic2Nhbi1hZ2VudCIs…
… agente 2.2.0 en marcha · modo: cliente · carpeta: C:\Asesia-agente\entrada · servidor: https://…

Así se ve la ventana de la versión en ZIP (texto real del programa; ilustración, no captura)