Ръководство за работа с Asesia

За кого е

• Счетоводни кантори в България и Испания: получават документите на клиентите си вече разчетени и подредени, преглеждат ги и ги прехвърлят в своя счетоводен софтуер (Delta, A3, Sage и др.).
• Фирми и самонаети лица: издават фактури, въвеждат разходи със снимка, следят данъците си и изпращат всичко на счетоводителя. Могат да работят и без кантора.
• Служителите на тези фирми: изтеглят фишовете си за заплати и трудовите си документи.

Какво не е

Asesia не заменя счетоводния ви софтуер, нито счетоводителя: подготвя работата и я експортира. Счетоводните и данъчните решения и окончателното подаване остават за кантората или за самия данъчно задължен.

Държава и език

Платформата сама се настройва според държавата на всяка фирма (България или Испания): декларации, данъци, ставки по ДДС и идентификатори (ЕИК/NIF). Езикът на екрана се избира от превключвателя за език (български, испански, английски) и не променя държавата.

Регистрация на счетоводна кантора

1. 1Отворете сайта и натиснете «Създайте профил» → «Аз съм счетоводна кантора».
2. 2Въведете името на кантората, вашето име, имейл и парола и приемете условията.
3. 3Отворете имейла за потвърждение и натиснете връзката.
4. 4Влезте в панела от «Вход за кантори» с имейла и паролата си.
5. 5При първото влизане ръководството ви показва панела. След това започнете от «Клиенти».

Първият потребител е администратор на кантората: може да кани останалите от екипа и да избира плана.

Регистрация на фирма или самонает

1. 1Натиснете «Създайте профил» → «Аз съм фирма или самонает».
2. 2Попълнете името на фирмата, вашите данни, държавата и парола.
3. 3Потвърдете имейла и влезте в портала.
4. 4Попълнете данъчните си данни в «Настройки», преди да издадете първата фактура.

Ако кантората вече ви е регистрирала

Ще получите покана по имейл. Натиснете връзката (валидна 24 часа), влезте в портала и натиснете «Активирайте счетоводството». Не плащате нищо: планът е включен в плана на кантората.

Вход

• Кантори: «Вход за кантори» (/asesorias/login) с имейл и парола.
• Фирми: «Вход» в сайта (/portal/login) с парола или с връзка за вход по имейл (валидна 30 минути, еднократна).
• Служители: /empleado/login, винаги с връзка по имейл.

Забравена парола

На екрана за вход натиснете «Забравена парола?», въведете имейла си и следвайте връзката, която ще получите. При запазване на новата парола всички отворени сесии се затварят.

Смяна на паролата и затваряне на сесиите

• Кантори: «Моят акаунт» → «Сигурност на профила». За смяна на паролата се изисква текущата; при смяната сесиите ви на други устройства се затварят, а на това устройство оставате вписани.
• Фирми: «Моят профил» → «Парола». И тук отворените сесии на други устройства се затварят. Ако кантората е влязла от ваше име, тя не може да смени паролата.
• «Изход от всички устройства» (в «Моят акаунт» и в «Моят профил»): затваря всички сесии, включително текущата, и трябва да влезете отново. Използвайте го, ако загубите устройство или подозирате чужд достъп.

Двуфакторна проверка (кантори)

1. 1Отворете «Моят акаунт» в менюто.
2. 2Натиснете «Активирайте двустепенна проверка» и сканирайте QR кода с приложение за удостоверяване (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, 1Password…).
3. 3Въведете 6-цифрения код за потвърждение.

Силно препоръчително: панелът дава достъп до данъчните данни на всички ваши клиенти.

Списък за старт

1. 1«Настройки»: качете логото на кантората и проверете данните.
2. 2«Моят акаунт»: включете двуфакторната проверка.
3. 3«Потребители»: поканете екипа и задайте на всеки права и портфейл от клиенти.
4. 4«Клиенти»: добавете клиентите си или ги импортирайте от CSV.
5. 5«Клиенти»: изберете клиентите и натиснете «Поканете избраните», за да получат достъп до портала.
6. 6«Счетоводство»: когато клиентите изпращат документи, те се появяват във входящата кутия за преглед.
7. 7«Настройки» → план на кантората: изберете план преди края на 14-дневния пробен период.

Добавяне на клиент

1. 1Натиснете «Нов клиент».
2. 2Въведете име, ЕИК (или NIF за Испания), имейл, телефон и държава.
3. 3Посочете режима по ДДС и, ако търгува в ЕС, номера по ДДС: проверява се във VIES.
4. 4Запазете. Клиентът се появява в портфейла, все още без достъп до портала.

Имейлът идентифицира клиента в цялата платформа и не може да се повтаря в друга кантора. Ако клиентът вече работи с друга кантора в Asesia, се прави прехвърляне (глава 12).

Импорт от CSV

1. 1Натиснете «Импорт от CSV».
2. 2Подгответе файл със заглавен ред nombre;cif;email;telefono;pais (разделител точка и запетая или запетая; имената на колоните са на испански, както ги очаква системата).
3. 3Качете го. Ще видите колко клиенти са създадени и кои редове имат грешки.

При повторен импорт клиентите със същото име не се дублират.

Покана в портала

Маркирайте клиентите и натиснете «Поканете избраните». Всеки получава имейл с връзка, валидна 24 часа. При влизане клиентът натиска «Активирайте счетоводството» и започва да ползва портала безплатно: включено е във вашия план.

Досие на клиента

• Обобщение с броя фактури, разходи и документи.
• Данъчна карта: режим по ДДС, периодичност и проверка във VIES. От нея се изчисляват сроковете в календара.
• България: в данъчната карта посочете първия месец, от който клиентът е задължен за месечен SAF-T (според етапа му в НАП). Празно поле = не е задължен; с посочен месец календарът добавя всеки месец SAF-T със срок до края на следващия месец.
• Качване на пакет сканирани документи, които ИИ разчита.
• Токен за локалния агент, за изпращане на файлове от папка на компютъра на клиента.
• Само за клиенти от Испания: досие по превенция на изпирането на пари, CNAE (показват се секторът и наименованието на раздела), IAE и пропорция на ДДС.
• Само за клиенти от Испания: удръжки на данък върху доходите (IRPF). Посочете дейността за целите на удръжката (свободна професия, наемодател, облагане по модули, селскостопанска дейност или без удръжка) и датата на започване. Картата показва ставката, която се прилага днес (15 % или 7 % в годината на започване и следващите две; 19 %, 1 % или 2 %), а порталът на клиента я предлага във фактурите му, без да я налага.

Моят ден

Списъкът със задачи за деня: всеки клиент е отбелязан като спешен, за внимание или в ред, с причината (непрегледани документи, наближаващ срок, чакащо изпращане) и бутони за преглед, предварително осчетоводяване или досие. Всеки потребител вижда само своя портфейл. Отдолу «Изтичащи пълномощни» показва пълномощните от корпоративното досие, които вече са изтекли или изтичат през следващите 60 дни, с връзка към досието на всеки клиент (при право за документи и само за клиенти, които споделят документите си).

Входящата кутия

В «Счетоводство» виждате изпращанията на клиентите (чакащи, в обработка и импортирани този месец) и клиентите с активно счетоводство. Отворете изпращане, за да го отбележите като получено или импортирано.

Преглед на документи, разчетени от ИИ

1. 1Отворете клиент → «Прегледайте документите».
2. 2Вляво е документът, вдясно — разчетените данни и предложената счетоводна статия.
3. 3Коригирайте каквото е нужно (доставчик, дата, основа, ДДС, сметка).
4. 4Одобрете го, за да стане разход, или го отхвърлете, ако не е годен.

Корекциите се запомнят: следващият документ от същия доставчик излиза с вашите настройки.

Предварително осчетоводяване

Списък със статиите за разходи, които още не са експортирани. Ако смените сметка и натиснете «Запазване и запаметяване», тя ще се прилага за следващите разходи от същия доставчик.

Експорт към вашия счетоводен софтуер

От панела: отворете изпращането на клиента, изберете програмата в «Счетоводен софтуер» и натиснете «Изтегляне на файла». От портала на клиента: «Връзки», където може да зададете и период. Налично от план Pro. Показват се само програмите за данъчната държава на клиента.

• a3ASESOR / a3CON — SUENLACE.DAT: файлът за счетоводната връзка на a3, с фиксирана ширина, с покупките и продажбите от изпращането в един файл. Изисква кода на фирмата в a3 в картона на клиента.
• A3 Eco — CSV със счетоводни статии, по един файл за всеки дневник (продажби и покупки).
• Wolters Kluwer — същият CSV като A3 Eco: това е форматът на a3, а не собствен формат на Wolters.
• ContaSol — CSV със статии в windows-1252 и сметките от испанския сметкоплан (430, 400, 477, 472).
• Sage 50 — файл .asc със счетоводни статии.
• Sage 200 — същата структура като Sage 50: днес няма отделен генератор.
• Delta (България) — CSV със счетоводни статии за българския счетоводен софтуер.
• Универсален CSV и универсален XML — за всяка друга програма: по една статия на ред с дата, сметка, основание, дебит и кредит.
• xDiario.TXT — дневник на разходите с фиксирана ширина, собствен формат на Asesia (само за Испания и само разходи).
• Sage Despachos Connected — обявен, но ВСЕ ОЩЕ не е наличен: Sage не публикува описанието на записите на счетоводната си връзка (Babel), затова не генерираме файл, докато нямаме реална мостра от кантората.
• Grupo Castilla Delta Fiscal — обявен, но ВСЕ ОЩЕ не е наличен по същата причина: Grupo Castilla не публикува формата за импорт на счетоводния си модул. Внимание: това е испански продукт, различен от българската Delta в списъка.
• България, от «Данъци» в портала на клиента: ZIP със справка-декларацията за НАП (DEKLAR.TXT, PRODAGBI.TXT и POKUPKI.TXT, както и VIES.TXT, ако има такива операции), месечен SAF-T в XML и дневниците в CSV за счетоводния софтуер.

Ограничения, които е добре да знаете: Sage 200 използва същата структура като Sage 50; Wolters използва формата на a3; а xDiario.TXT няма проверена документация от производителя. Всъщност, с изключение на SUENLACE.DAT на a3, нито един от нашите файлове не е сверен с описание на записите от производителя: това са изведени формати. Винаги правете пробен импорт, преди да ги ползвате сериозно.

Как се импортира в целевата програма

1. 1Изтеглете файла от изпращането на клиента или, за избран период, от «Връзки» в неговия портал.
2. 2Ако периодът съдържа и продажби, и покупки, получавате ZIP с две папки (продажби и покупки): разархивирайте го и обработете всеки дневник поотделно. SUENLACE.DAT е изключението: съдържа и двата в един файл.
3. 3В a3: счетоводната връзка → импорт на SUENLACE.DAT във фирмата на клиента.
4. 4В Sage 50, ContaSol или Delta: инструментът за импорт на счетоводни статии на самата програма, като посочите дневника и годината.
5. 5Проверете първата статия, преди да приемете импорта за успешен; след това се върнете към изпращането и натиснете «Отбелязване като импортирано».

Когато отбележите изпращането като импортирано, документите му остават записани като експортирани. Издадените фактури се отбелязват само ако изтегленият формат ги е съдържал: xDiario.TXT съдържа само разходи.

Досие и документи

• Досие: всичко за клиента по категория, година и тримесечие, със статус (чакащо, проверено, експортирано, архивирано).
• Документи: качете в архива му подадени декларации, договори или удостоверения (PDF или изображение, до 20 MB). Клиентът получава известие и ги вижда в портала си.
• Трудови документи: фишове за заплати, договори, болнични и удостоверения на всеки служител; служителят ги изтегля от своя достъп.
• Корпоративно досие (в досието на клиента): учредителен акт или дружествен договор и други нотариални актове (устав, капитал, управители), пълномощни, протоколи от общото събрание и на управителния орган и книга на съдружниците, всеки с датата си. Пълномощните може да имат срок на валидност и се отбелязват като валидни, «Изтича скоро» (60 дни преди това) или изтекли; тези предупреждения излизат и в «Моят ден». За качване или изтриване е нужен потребител с право на редакция и клиентът да споделя документите си.

Влизане като клиента

С бутона за достъп до портала виждате портала така, както го вижда клиентът, за 1 час и с запис в одита. Виждате само разделите, които клиентът споделя с кантората, и не можете да променяте банковите му данни, потребителите или абонамента му.

Данъчен календар

• Сроковете за следващите 120 дни за целия портфейл, изчислени според държавата и данъчната карта на всеки клиент.
• България (НАП): справка-декларация по ЗДДС, VIES-декларация, декларации образец 1 и 6 и месечен SAF-T от месеца на задължението, посочен в картата.
• Испания (AEAT): декларации 303 (тримесечна или месечна), 130 или 131, 111, 115, 349 (тримесечна или месечна) и годишните 347, 390, 190, 180, 200 и 202, както и приемането и обявяването на годишните отчети на дружествата.
• Ако последният ден е неприсъствен (празник или почивен ден), срокът се премества в следващия присъствен ден и се показва първоначалната законова дата.

Същите срокове се виждат в «Моят ден», а за всяка фирма — в «Предстоящи данъчни задължения» в нейния портал.

Матрица ДДС (само за Испания)

Декларация 303 на всички испански клиенти по тримесечия в една таблица. Показва се само на кантори от Испания.

Съобщения

1. 1Натиснете «Ново съобщение», изберете клиента, напишете тема и текст и изпратете.
2. 2Клиентът получава известие и отговаря от «Моята кантора» в портала.
3. 3Отговорите пристигат в «Съобщения» с брояч на непрочетените.

Потребители и права

1. 1«Потребители» → «Нов потребител»: име, имейл и временна парола.
2. 2Отбележете правата: сканирани документи, фактури, разходи, клиенти, данъци, документи, съобщения, настройки и потребители.
3. 3Определете портфейла: всички клиенти или само възложените.
4. 4Можете да деактивирате потребител по всяко време; достъпът му спира веднага.

Никой не може да даде на себе си или на друг повече права, отколкото има.

Настройки на кантората

• Лого и данни на кантората.
• План на кантората: избор или смяна на абонамента (плащане с карта чрез Stripe).
• Собствена марка (от Business): вашето лого, цвят и домейн в портала на клиентите.
• WhatsApp (от Business): клиентите изпращат снимки на бележки на вашия номер и те пристигат като сканирани документи.
• Код за прехвърляне: кодът, който давате на клиент, за да премине към вашата кантора.

Офиси, одит и GDPR

• «Кантори»: офисите на кантората. Клиентът може да избере кой го обслужва.
• «Одит»: история на достъпа и действията на екипа, с филтри.
• «Изтриване на данните на клиент»: заявки на клиенти за изтриване на данни, за одобрение или отказ.

Планове на кантората

• Starter: 5 клиента и 2 потребителя.
• Pro: 25 клиента и 5 потребителя; автоматични напомняния и експорти.
• Business: 75 клиента и 15 потребителя; права по портфейл, собствена марка и WhatsApp.
• Enterprise: неограничен брой клиенти и специална поддръжка.

Актуалните цени са на сайта. Пробният период от 14 дни включва всички функции.

Списък за старт

1. 1«Настройки»: наименование, ЕИК, адрес, IBAN и лого. Те се отпечатват във фактурите, а без наименование, идентификационен номер и адрес фактура не може да бъде издадена.
2. 2«Настройки» → «Номерационни серии»: проверете префиксите за оферти, проформи и стокови разписки. Във фирмите от България фактурите и известията имат единна 10-цифрена номерация, която не се настройва; в Испания серията за коригиращи фактури трябва да е различна от тази за фактури.
3. 3Ако извършвате доставки или услуги за фирми от други държави от ЕС, попълнете в «Настройки» данните на декларатора по VIES-декларацията.
4. 4«Настройки» → «Шаблон за документи»: изберете дизайн.
5. 5«Клиенти»: добавете клиентите си или ги импортирайте.
6. 6«Фактури»: издайте първата.
7. 7«Разходи»: снимайте касова бележка и проверете какво е разчел ИИ.
8. 8Ако работите с кантора: «Настройки» → «Достъп на счетоводната кантора», за да решите какво вижда.

Табло

Началният екран показва ДДС за плащане и до кога, броячите ви, последните фактури и разходи и известията (край на пробния период, неплатен абонамент…). В «Предстоящи данъчни задължения» виждате декларациите със срок през следващите 60 дни, според данъчната ви карта и вече преместени в присъствен ден. Има и асистент, на когото да задавате въпроси за числата си.

Създаване и издаване на фактура

1. 1«Фактури» → «Нова фактура».
2. 2Изберете клиента (или го създайте), датата и падежа. Ако данъчното събитие е на дата, различна от датата на издаване, посочете датата на данъчното събитие.
3. 3Добавете редовете: описание, количество, цена и ставка по ДДС. Ако доставката е освободена или с нулева ставка, посочете основанието и то ще се отпечата във фактурата.
4. 4Испания: ако в данъчната ви карта е посочена дейността за целите на удръжката по IRPF (и датата на започване), фактурата предлага ставката, която се прилага към датата на издаване, например 15 % или 7 % за нов професионалист. Това е само предложение: променете го или го премахнете, ако клиентът е физическо лице, на което не се удържа.
5. 5Запазете като чернова, за да продължите по-късно, или я издайте.
6. 6При издаване се проверяват задължителните реквизити: наименование, идентификационен номер и адрес на вашата фирма, както и наименование и адрес на получателя (задължителни винаги). Идентификационният номер на получателя е задължителен, когато режимът го изисква (обратно начисляване, ВОД, тристранна операция). Услуга по чл. 21, ал. 2 ЗДДС към лице от друга държава членка без ДДС номер не може да се издаде без ДДС: добавете номера към клиента (проверява се във VIES) или начислете ДДС. Испания: без данъчен номер на клиента фактурата е опростена и не може да надвишава 400 € с ДДС, или 3000 €, ако в «Настройки» → «Опростени фактури» посочите, че дейността ви попада в случаите по чл. 4.2 RD 1619/2012 (търговия на дребно, хотелиерство, превоз на пътници…); над лимита са нужни наименованието и адресът на клиента. Ако нещо липсва, фактурата остава чернова и системата посочва какво да допълните.

Номерът е 10-цифрен и се задава при издаване, последователно и без пропуски, а датата не може да е по-ранна от тази на последната издадена фактура. Черновата няма номер и може да се изтрие. Стара чернова, която вече има номер, не се изтрива (ще остане пропуск в номерацията): системата предлага да я анулирате. Издадената фактура не се изтрива: коригира се с известие или се анулира по чл. 116 ЗДДС.

Изпращане, плащане и корекция

• «Изпратете по имейл»: изпраща PDF на имейла на клиента или на друг, който въведете.
• Изтегляне на PDF на български, английски или испански. В него данъчната основа и ДДС са разбити по ставки.
• Отбележете я като платена, когато получите плащането: посочете начина на плащане (превод, в брой, карта или друг) и датата на плащане. В Испания начинът на плащане се използва в декларация 347 (полученото в брой от един клиент над 6000 € за годината се декларира отделно), а датата — при касовата отчетност.
• От детайлите на издадена фактура: «Кредитно известие» (намаление на данъчната основа или разваляне на доставката) или «Дебитно известие» (увеличение на основата). Посочете основанието, датата на възникване на обстоятелството и редовете с положителни суми: видът на известието определя знака. Известието се издава до 5 дни от тази дата, а кредитното известие не може да направи фактурираната сума отрицателна. Ако фактурата е във валута, известието запазва нейната валута и курс.
• Анулиране (чл. 116 ЗДДС): погрешно съставена фактура или известие не се поправя, а се анулира с бутона «Анулиране (чл. 116 ЗДДС)» в детайлите. Посочвате основанието и, ако желаете, се създава чернова със същите данни, за да издадете правилния документ. Анулираният номер не се използва повторно, а протоколът за анулиране се изтегля в PDF за двете страни. В дневника за продажбите и в SAF-T при анулиране в месеца на издаване документът е с нулеви стойности; при по-късно анулиране се отразява с обратен знак в месеца на анулирането. Фактура с издадени известия се анулира, след като анулирате известията.
• Испания: «Коригиране» създава коригираща фактура със собствена серия, с избор на законовото основание (R1–R4) и дали е по разлика или чрез замяна.

Периодични фактури

За повтарящи се суми (наеми, поддръжка, абонаменти): създайте шаблон, изберете честота и по желание автоматично изпращане по имейл. Фактурите се генерират сами всеки период, а следващата можете да генерирате и ръчно по всяко време.

Оферти и стокови разписки

Създавайте оферти, проформи и стокови разписки с PDF, сменяйте статуса им и ги превръщайте във фактура с едно кликване. Включени в плановете Pyme, Empresa и Conectado.

Клиенти и продукти

• «Клиенти»: добавяне, редакция и импорт от CSV. Номерът по ДДС на клиент от ЕС се проверява във VIES и се предлага обратно начисляване.
• «Продукти»: каталог с цени, наличности, серийни номера и движения.

Разход със снимка

1. 1«Разходи» → сканиране: снимайте бележката или качете PDF на фактурата.
2. 2ИИ попълва доставчик, дата, основа, ДДС и общо.
3. 3Проверете и допълнете № на фактурата на доставчика (задължителен за дневника за покупките) и начина на плащане.
4. 4Само за фирми от Испания: изберете третирането на ДДС (обичайна вътрешна покупка, вътреобщностно придобиване, обратно начисляване или внос) и отбележете «Дълготраен актив», ако е такъв.
5. 5Приложете документа и запазете.

Ако коригирате данни, следващият документ от този доставчик излиза правилно. Във фирмите от Испания плащане в брой на стойност 1000 € или повече се сигнализира веднага, защото достига законовия лимит.

Сканирани документи

Документите, пристигнали от скенера, по имейл (входящ адрес, който се активира от собственика) или по WhatsApp на кантората, чакат тук. Отворете всеки, проверете данните (можете да маркирате в документа къде е дадено поле, за да се научи) и го одобрете като разход.

Банки, парични потоци и масови преводи

• «Банки»: свържете банката си (GoCardless), синхронизирайте движенията и ги равнявайте с фактури и разходи.
• «Налични пари»: вземания, прогноза за 8 седмици и паричен поток за 12 седмици.
• «Плащания по банка»: SEPA директен дебит за събиране (pain.008) или кредитен превод за плащане (pain.001). Изтеглете XML файла за банката и го отбележете като изпълнен, когато банката го обработи.
• «Плащания по банка» → «Мандати»: въведете подписания мандат на всеки клиент, от когото събирате с директен дебит: уникален референтен номер, идентификатор на кредитора по SEPA (дава ви го банката), IBAN, BIC (ако го имате), дата на подписване, схема CORE или B2B и дали е повтарящ се или еднократен. За всеки ред от нареждането за събиране избирате мандата; от него се вземат длъжникът, IBAN и последователността.
• Повтарящият се мандат тръгва като първи дебит (FRST) и сам преминава в повтарящ се (RCUR) след първото изтегляне на файла. Без BIC файлът го отбелязва като NOTPROVIDED. Използван мандат не се изтрива, а се оттегля.
• Първото изтегляне на XML файла издава нареждането, затова изисква право на запис: при неплатен абонамент, изтекъл пробен период, план без масови преводи (или достъп само за преглед) ново нареждане не се издава; вече издадените могат да се изтеглят отново.

Данъци

• Испания, декларация 303: обобщение по ставки (с еквивалентната надбавка), PDF, XML чернова и файл .303 по официалния формат за 2026 г. Преди изтеглянето на .303 посочвате начина на плащане (плащане, директен дебит, прихващане, възстановяване или без дейност), сумите за прихващане от предишни периоди [110], дали прилагате касова отчетност и, за 4-то тримесечие, дали сте освободени от декларация 390 (тогава се попълва страница 4).
• Испания, 303 с касова отчетност: в картата на декларация 303 отговаряте дали прилагате касова отчетност, дали сте получател на операции с касова отчетност (с данъчните номера на тези доставчици) и какво да се прави с разходите без регистрирано плащане. Продажбите се декларират при плащането (с датата на плащане на всяка фактура), а покупките — при плащането им. Екранът, PDF файлът и файлът .303 използват едни и същи отговори и дават едни и същи суми; без отговори екранът и PDF изчисляват по общото правило, а файлът не се генерира.
• Испания, пропорция: ако в данъчната карта има процент на пропорцията, данъчният кредит се ползва с него. За 4-то тримесечие се изчисляват окончателният процент (по обема на операциите или по сумите, които посочите) и корекцията в клетка [44], които се виждат на екрана, в PDF и във файла. Ако сте освободени от декларация 390, файлът попълва и страница 5 за пропорциите и изисква кода по CNAE-2025 на дейността.
• Остатък от предходната година: запазете веднъж клетка [87] от последната 303 за миналата година. Тя става [110] за 1-во тримесечие и се пренася в следващите.
• Испания, също: 130 (авансово плащане на данък върху доходите), 111 и 115 (удръжки за професионалисти и служители и за наеми), 347 (операции с трети лица над 3005,06 €, с полученото в брой над 6000 € от клиент според начина на плащане на всяка фактура) и 349 (вътреобщностни операции; месечно, ако доставките надхвърлят 50 000 €), всяка с PDF.
• България, всеки месец: ZIP с DEKLAR.TXT, PRODAGBI.TXT и POKUPKI.TXT (windows-1251), които разархивирате и подавате, подписани с КЕП, в електронната услуга на НАП; файловете се изтеглят и поотделно. Ако има ВОД, тристранни операции или услуги по чл. 21, ал. 2 ЗДДС в ЕС, ZIP съдържа и VIES.TXT и са нужни данните на декларатора от «Настройки».
• България, месечен SAF-T: XML файл (ЕИК_ММ_ГГГГ.xml) с документите и номенклатурите, със срок до края на следващия месец. Ако липсват задължителни данни (например валиден ЕИК), файлът не се генерира и се посочва какво липсва. Главната книга и подаването с КЕП се извършват от счетоводителя в неговия софтуер.
• България: дневници за покупките и продажбите в CSV за счетоводния софтуер (не се подават в НАП).

Изчисленията се правят от вашите фактури и разходи. Ако документ има непълни данни, файловете за НАП не се генерират, докато не го коригирате. Прегледайте ги със счетоводителя си преди подаване.

Още инструменти

• «AI асистент»: създавайте фактури, разходи или клиенти с обикновени думи; винаги показва резултата преди запис.
• «Автоматизации»: правила от вида «когато стане това, направи това», с готови шаблони.
• «Връзки»: експорт по период към Delta (България), ContaSol, Sage 50, Sage 200, A3 Eco, SUENLACE.DAT на a3, Wolters Kluwer (Испания) или универсален CSV / XML. Показват се само програмите за вашата данъчна държава.
• «Официални съобщения»: записвайте съобщенията от НАП и следете сроковете им.
• «Служители» (план Empresa): досиета, отчитане на работното време и фишове.

Какво вижда кантората

В «Настройки» → «Достъп на счетоводната кантора» решавате кои раздели вижда, когато влиза във вашия портал: фактури и продажби, разходи и покупки, банки и разплащания, човешки ресурси, данъци и документи. Всеки достъп на кантората се записва и трае най-много един час.

Изпращане на счетоводството за периода

1. 1«Изпращане до кантората» → «Ново изпращане».
2. 2Изберете периода (този месец, предишния месец, тримесечие или конкретни дати).
3. 3Добавете бележка по желание и натиснете «Изпратете на кантората».
4. 4Следете статуса: изпратено, получено и импортирано.

Всяка фактура и всеки разход се изпращат само веднъж. Ако счетоводителят ви не ползва Asesia, включете «Изпращане на разходите към счетоводителя», за да му пращате CSV по имейл.

Съобщения с кантората

В «Моята кантора» пишете въпроси и четете отговорите и съобщенията от кантората. Документите, които ви качва (декларации, договори, удостоверения), са в «Документи».

Смяна на кантората

1. 1Поискайте от новата кантора нейния код за прехвърляне.
2. 2«Настройки» → «Смяна на кантора» → въведете кода и потвърдете.
3. 3Предишната кантора спира да вижда досието и счетоводството ви; запазва само вече получените изпращания.

Сътрудници

В «Настройки» → «Сътрудници» каните по имейл; поканата е валидна 7 дни.

• Собственик: всичко, включително банкови данни, потребители и абонамент.
• Мениджър: може да чете и редактира.
• Наблюдател: само преглед; не ползва асистента. Не вижда бутоните за създаване, редакция, изтриване, качване и изпращане, а съобщение, че достъпът му е само за преглед. Може да пише на кантората.

Портал за служители

Активните служители с имейл влизат в /empleado/login с връзка, получена по пощата (30 минути, еднократна), и изтеглят фишовете и трудовите си документи. Виждат само своето, а при напускане губят достъпа.

Планове за фирми

• Conectado (0 €): ако кантората ви ползва Asesia. Неограничени фактури и контакти, 2 потребителя, 100 разчитания (OCR) на месец, оферти, стокови разписки, банки и масови преводи.
• Autónomo: 50 контакта, 1 потребител, 30 разчитания на месец.
• Pyme: 500 контакта, 3 потребителя, 200 разчитания; оферти, стокови разписки, прикачени файлове, банки и масови преводи.
• Empresa: неограничени контакти, 10 потребителя, 600 разчитания; служители и фишове, API и webhooks.

Всички имат 14-дневен пробен период. Цените с ДДС са на екрана с плановете. Отказвате се по всяко време от управлението на абонамента.

Ако пробният период изтече или плащането не мине

Продължавате да преглеждате и изтегляте всичко, което имате (фактури, разходи, документи): достъпът до собствените ви данни никога не се блокира. Спира се само създаването на нови документи, докато не изберете план или не обновите картата.

Вашите права

• «Моят профил» → «Изтеглете моите данни»: изтегляте ZIP с цялата си информация.
• «Моят профил» → «Заявете изтриване»: кантората (или платформата) разглежда заявката; някои данни законът задължава да се пазят определено време.
• Всеки достъп на кантората до портала ви се записва.

Сигурност на файловете

Документите се пазят в частно хранилище, дезинфекцират се при качване (възстановяват се без скриптове, макроси и метаданни) и се изтеглят само с активна сесия и права. Чувствителните данни (като IBAN) се съхраняват криптирани.

Ежедневната работа

1. 1Издавайте фактурите си от «Фактури», с правилната ставка по ДДС или основанието за освобождаване.
2. 2Записвайте всеки разход със снимка на бележката или PDF и начина на плащане.
3. 3Следете в «Табло» ДДС за периода и крайния срок.
4. 4В края на периода отворете «Данъци»: дневниците и декларацията по ДДС са изчислени с вашите данни.

Asesia изчислява и подготвя; подаването го правите вие в портала на НАП (или на AEAT в Испания) или вашият счетоводител.

Ако счетоводителят ви не ползва Asesia

• Фирми от България: в «Данъци» изтегляте всеки месец дневниците в CSV за счетоводния софтуер, ZIP файла за НАП и SAF-T, и ги предавате на счетоводителя.
• Фирми от Испания: «Настройки» → интеграция със счетоводен софтуер. За A3Con / A3Asesor се генерира SUENLACE.DAT; за Sage 50 — xDiario.TXT, собствен формат на Asesia, чийто импорт в Sage 50 или ContaPlus не е проверен, затова първо направете пробен импорт.
• «Настройки» → «Изпращане на разходите към счетоводителя»: получава по имейл CSV с разходите ви всеки месец или тримесечие, в избран от вас ден.
• «Връзки»: експорт на фактури, разходи или всичко за период към Delta, ContaSol, Sage 50/200, A3 или универсален формат.

Какво подготвя Asesia

• България: ZIP със справка-декларацията по ЗДДС за НАП (DEKLAR.TXT, PRODAGBI.TXT, POKUPKI.TXT и при нужда VIES.TXT), месечен SAF-T в XML и дневници в CSV.
• Испания: декларации 303 (с файл .303 по формата за 2026 г.), 130, 111 и 115, 347 и 349, с подсказки за признати разходи.
• Календар: в «Табло» разделът «Предстоящи данъчни задължения» ви напомня какво и кога изтича, вече преместено в присъствен ден.

Когато растете

Можете да преминете от Autónomo към Pyme или Empresa от плановете, без да губите нищо, да поканите екипа си като сътрудници и, ако наемете кантора, която ползва Asesia, да се свържете с нейния код за прехвърляне: от този момент планът Conectado не ви струва нищо.

Veri*Factu (само Испания)

1. 1«Настройки»: проверете данъчния номер на фирмата.
2. 2Качете електронния си подпис в раздела за сертификат.
3. 3Активирайте Veri*Factu. Оттогава всяка издадена фактура има проверим QR код и е във веригата: не се променя, само се коригира.

Задължително за фирми в Испания от 2027 г. За фирми в България не се прилага. Испанската данъчна агенция не сертифицира програми: производителят подписва декларация за съответствие, достъпна в «Настройки» и на /legal/declaracion-responsable.

Получаване на фактури по имейл

1. 1В «Изпращане на документи» собственикът активира уникалния имейл адрес на фирмата (нещо като g1a2b3c4@facturas.asesia.app).
2. 2Препращайте на него всяка фактура (изображение или PDF) от вашия имейл или този на сътрудниците ви: всяко прикачено файлче постъпва като документ за преглед, вече разчетено с OCR, и получавате известие.
3. 3Ако адресът изтече или започне да получава нежелана поща, генерирайте нов от същия екран: старият спира да работи веднага.

Приемат се само писма от имейла на собственика или на активен сътрудник; останалите се отхвърлят без отговор до подателя. Допускат се изображения и PDF (до 20 прикачени файла и 30 MB на файл), проверява се истинският тип на файла и се дезинфекцира (възстановява се без активно съдържание). Писмо от непознат адрес, с непреминали SPF/DKIM или с друг вид прикачени файлове (ZIP, Word) не създава нищо.

Банка и извлечения

• «Банки»: свържете сметката си (само собственикът), синхронизирайте и равнявайте всяко движение с фактура или разход; ако плащане няма разход, създайте го направо от движението.
• Norma 43 (само за фирми от Испания): в «Връзки» качвате извлечението от банката (.txt или .n43, до 5 MB) и виждате банката, IBAN и разчетените движения. Ако файлът не отговаря на формата Cuaderno 43, се посочва защо. Тези движения не се равняват: за равняване свържете сметката в «Банки».

Служители и работно време (план Empresa)

1. 1«Служители» → нов служител: данни, брутна заплата, осигуровки и IBAN.
2. 2Отчитане на работното време: записвайте влизане и излизане всеки ден.
3. 3Фишове за заплати: генерират се в PDF за фирми в Испания; в България заплатите се изчисляват в софтуера на счетоводителя и той качва фишовете в «Документи».
4. 4Ако служителят има имейл, влиза в своя портал и изтегля документите си.

Автоматизации

Създавайте правила от вида «при фактура с висока стойност ме уведоми», «при плащане на фактура ме уведоми» или «одобрявай сами малките бележки». Започнете от шаблон или я опишете с думи и асистентът я подготвя; можете да я пуснете ръчно, за да я изпробвате.

Официални съобщения

Записвайте всяко съобщение от администрацията с датата, от която е на разположение: Asesia изчислява срока и ви известява, докато наближава. Когато го отворите, отбележете го като прочетено.

API и webhooks (план Empresa)

В «Настройки» добавяте адреси (https), които получават подписани известия, когато документ постъпи, бъде обработен, одобрен или експортиран, когато фактура бъде създадена или платена, създаден е разход или е равнено банково движение. Ако сървърът ви не отговори, се опитва отново.

Собствена марка (от Business)

1. 1«Настройки» → собствена марка: въведете името, което ще виждат клиентите, и изберете цвят.
2. 2Качете логото на кантората в горната част на «Настройки».
3. 3По желание: въведете домейна си (напр. portal.kantora.bg) и запазете.
4. 4В DNS на домейна създайте TXT записа, който показва екранът (име _asesia-verify.вашият-домейн и стойност asesia-verify=… ; използвайте бутона «Копиране»), и натиснете «Потвърдете домейна». Разпространението може да отнеме няколко минути.

Докато го проверявате, никоя друга кантора не може да заяви домейна в продължение на 7 дни; ако не го потвърдите, той се освобождава. Непотвърден домейн не се използва. С потвърден домейн, чиито DNS и SSL сочат към Asesia, клиентите виждат вашата марка още от екрана за вход.

WhatsApp (от Business)

Свържете акаунта си в WhatsApp Business (Cloud API на Meta) с ID на номера и токен за достъп и изпратете тестово съобщение. Така можете да известявате клиентите си по WhatsApp. Ако клиент не желае, отбележете в досието му изключване от WhatsApp.

Автоматични известия

• Напомняне за документи (от Pro): ако наближава срок и клиент не е качил нищо за периода, известява клиента и кантората.
• Дневно обобщение по имейл за всеки от екипа с чакащите известия.
• Камбанка с известия в панела: нови документи, съобщения, изпращания.

Масово постъпване на документи

• Досие на клиента → качване на пакет: пуснете пакет сканирани документи и ИИ ги разчита всичките.
• Локален агент: генерирайте в досието токен за агента, който автоматично изпраща файловете от папка на компютъра на клиента.

Клиенти, които напуснаха (само Испания)

За кантори в Испания: когато клиент се прехвърли към друга кантора, досието му по превенция на изпирането на пари остава архивирано на ваше име 10 години от края на отношенията (Ley 10/2010). Вижда се от «Клиенти».

Фактуриране и закриване на кантората

• Кантори извън Испания: в «Настройки» въведете номера си по ДДС в ЕС; ако е валиден във VIES, фактурите на Asesia са без ДДС (обратно начисляване).
• Закриване на кантората (само администраторът): въведете името на кантората за потвърждение. Заявката се преглежда от екипа на Asesia; при одобрение данните се анонимизират и това е необратимо.

Поддръжка

Кръглият бутон долу вдясно отваря формата за поддръжка и предложения: изберете дали е въпрос, проблем или идея и ни пишете.

Мога ли да изтрия фактура?

Само ако е чернова без номер (черновите получават номер едва при издаване). Стара чернова, която вече има номер, се анулира, вместо да се изтрие. Издадената фактура има законов номер: в България се коригира с кредитно или дебитно известие или, ако е съставена погрешно, се анулира по чл. 116 ЗДДС с протокол (анулираният номер не се използва повторно), в Испания се анулира или се издава коригираща фактура. Номерацията никога няма пропуски.

Какво става, ако ИИ разчете грешно бележка?

Нищо не се осчетоводява без преглед: коригирате данните преди одобрение и Asesia се учи за следващия документ от този доставчик.

Кантората вижда ли всичко мое?

Само разделите, които споделяте в «Настройки» → «Достъп на счетоводната кантора». Всеки достъп се записва и трае най-много един час.

Какво става, ако спра да плащам?

Продължавате да виждате и изтегляте всичко. Спира се само създаването на нови документи, докато не изберете план или не обновите картата.

Работи ли на телефон?

Да. Порталът се приспособява към телефона и можете да го инсталирате като приложение от браузъра, за да снимате бележките веднага.

В каква валута се работи?

В евро, в България и в Испания (България използва еврото от 1 януари 2026 г.). Фактура в друга валута пази оригиналната сума и курса на ЕЦБ.

Къде са данните ми?

Файловете се пазят в частно хранилище и се дезинфекцират при влизане, а чувствителните данни са криптирани. Можете да ги изтеглите всичките или да поискате изтриването им от «Моят профил».