Guía de uso de Asesia

Para quién es

• Asesorías y gestorías de España y Bulgaria: reciben la documentación de sus clientes ya leída y ordenada, revisan y exportan a su programa contable (A3, Sage, ContaSol, Delta…).
• Empresas y autónomos: facturan, registran gastos con foto, ven sus impuestos y se lo envían todo a su asesoría. También pueden usarlo sin asesoría.
• Empleados de esas empresas: descargan sus nóminas y documentos laborales.

Qué no es

Asesia no sustituye a tu programa de contabilidad ni a tu asesor: prepara el trabajo y lo exporta. Las decisiones contables y fiscales, y la presentación final, siguen siendo de la asesoría o del propio contribuyente.

País e idioma

La plataforma se adapta sola al país de cada empresa (España o Bulgaria): modelos, impuestos, tipos de IVA/ДДС e identificadores fiscales (NIF/ЕИК). El idioma de la pantalla se elige con el selector de idioma (español, inglés, búlgaro) y no cambia el país.

Alta de una asesoría

1. 1Entra en la web y pulsa «Crear cuenta» → «Soy una asesoría / gestoría».
2. 2Escribe el nombre del despacho, tu nombre, tu email y una contraseña, y acepta las condiciones.
3. 3Abre el email de verificación y pulsa el enlace.
4. 4Entra en el panel desde «Acceso asesorías» con tu email y contraseña.
5. 5El recorrido guiado te enseña el panel la primera vez. Después, empieza por Clientes.

El primer usuario es el administrador del despacho: puede invitar al resto del equipo y contratar el plan.

Alta de una empresa o autónomo

1. 1Pulsa «Crear cuenta» → «Soy una empresa o autónomo».
2. 2Rellena el nombre de la empresa, tus datos, el país y la contraseña.
3. 3Verifica el email y entra en el portal.
4. 4Completa tus datos fiscales en Configuración antes de emitir la primera factura.

Si tu asesoría ya te ha dado de alta

Recibirás un email de invitación. Pulsa el enlace (vale 24 horas), entra en el portal y pulsa «Activar contabilidad». No tienes que pagar nada: el plan va incluido en el de tu asesoría.

Entrar

• Asesorías: «Acceso asesorías» (/asesorias/login) con email y contraseña.
• Empresas: «Entrar» en la web (/portal/login) con contraseña o con un enlace de acceso que llega por email (vale 30 minutos y un solo uso).
• Empleados: /empleado/login, siempre con enlace por email.

He olvidado la contraseña

En la pantalla de acceso pulsa «¿Olvidaste tu contraseña?», escribe tu email y sigue el enlace que recibirás. Al guardar la nueva se cierran todas las sesiones abiertas.

Cambiar la contraseña y cerrar sesiones

• Asesorías: «Mi cuenta» → «Seguridad de la cuenta». Para cambiar la contraseña se pide la actual; al cambiarla se cierran tus sesiones en otros dispositivos y en este sigues dentro.
• Empresas: «Mi perfil» → «Contraseña». También cierra las sesiones abiertas en otros dispositivos. Si la asesoría ha entrado como tú, no puede cambiarla.
• «Cerrar sesión en todos los dispositivos» (en «Mi cuenta» y en «Mi perfil»): cierra todas las sesiones, también la actual, y tienes que volver a entrar. Úsalo si pierdes un equipo o sospechas de un acceso.

Verificación en dos pasos (asesorías)

1. 1Ve a «Mi cuenta» en el menú.
2. 2Pulsa «Activar verificación en dos pasos» y escanea el código QR con una app de autenticación (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, 1Password…).
3. 3Escribe el código de 6 cifras para confirmar.

Muy recomendable: el panel da acceso a datos fiscales de todos tus clientes.

Checklist de arranque

1. 1Configuración: sube el logo del despacho y revisa los datos.
2. 2Mi cuenta: activa la verificación en dos pasos.
3. 3Usuarios: invita a tu equipo y dale a cada persona sus permisos y su cartera.
4. 4Clientes: da de alta a tus clientes o impórtalos desde un CSV.
5. 5Clientes: selecciona los clientes y pulsa «Invitar seleccionados» para que reciban el acceso al portal.
6. 6Contabilidad: a medida que los clientes envían documentos, aparecen en la bandeja para revisarlos.
7. 7Configuración → Plan del despacho: contrata el plan antes de que acaben los 14 días de prueba.

Dar de alta un cliente

1. 1Pulsa «Nuevo cliente».
2. 2Escribe el nombre, el NIF/CIF (o ЕИК en Bulgaria), el email, el teléfono y el país.
3. 3Indica el régimen de IVA y, si opera con la UE, su número de IVA intracomunitario: se comprueba en VIES.
4. 4Guarda. El cliente aparece en la cartera, todavía sin acceso al portal.

El email identifica al cliente en toda la plataforma: no puede repetirse en otra asesoría. Si el cliente ya trabaja con otro despacho en Asesia, se hace un traspaso (capítulo 12).

Importar desde CSV

1. 1Pulsa «Importar CSV».
2. 2Prepara un fichero con la cabecera nombre;cif;email;telefono;pais (separado por punto y coma o por comas).
3. 3Súbelo. Verás cuántos se han creado y qué filas tenían errores.

Si repites la importación, los clientes con el mismo nombre no se duplican.

Invitar al portal

Marca los clientes y pulsa «Invitar seleccionados». Cada uno recibe un email con un enlace que vale 24 horas. Al entrar, el cliente pulsa «Activar contabilidad» y empieza a usar el portal sin coste: queda incluido en tu plan.

Ficha del cliente

• Resumen con contadores de facturas, gastos y documentos.
• Ficha fiscal: régimen de IVA, periodicidad, VIES y, en España, CNAE (se muestra su sección y el nombre de la división), IAE y prorrata. De ella salen los vencimientos del calendario.
• España: retenciones IRPF. Indica la actividad a efectos de retención (profesional, arrendador, módulos, agrícola o ganadera, o sin retención) y la fecha de inicio. La ficha muestra el tipo que corresponde hoy (15 %, o 7 % el año de inicio y los dos siguientes; 19 %, 1 % o 2 %) y el portal del cliente lo propone en sus facturas, sin imponerlo.
• Bulgaria: en la ficha fiscal indica el primer mes en que el cliente está obligado al SAF-T mensual (según su etapa en la НАП). Vacío = no obligado; con fecha, el calendario añade cada mes el SAF-T, que vence a final del mes siguiente.
• España: expediente de prevención del blanqueo (identificación, titulares reales, riesgo) y examen de operaciones del trimestre.
• Subida de un lote de documentos escaneados para que la IA los lea.
• Token del agente local, para enviar ficheros desde una carpeta del ordenador del cliente.

Mi día

Lista de trabajo del día: cada cliente aparece como urgente, atención o al día, con el motivo (documentos sin revisar, vencimientos cercanos, envíos pendientes) y botones para revisar, pre-contabilizar o abrir el expediente. Cada usuario ve solo su cartera. Debajo, «Poderes por caducar» lista los poderes del expediente mercantil ya caducados o que caducan en los próximos 60 días, con enlace al expediente de cada cliente (con permiso de documentos y de los clientes que comparten sus documentos).

La bandeja

En Contabilidad ves los envíos de tus clientes (pendientes, en proceso e importados este mes) y los clientes con la contabilidad activa. Abre un envío para marcarlo como recibido o importado y descargar sus ficheros.

Revisar documentos leídos por la IA

1. 1Abre un cliente → «Revisar documentos».
2. 2A la izquierda ves el documento; a la derecha, los datos que ha leído la IA y el asiento propuesto.
3. 3Corrige lo que haga falta (proveedor, fecha, base, IVA, cuenta).
4. 4Pulsa «Contabilizar» para convertirlo en gasto, o «Rechazar» si no sirve.

Las correcciones se aprenden: el siguiente documento de ese proveedor ya sale con tu criterio.

Pre-contabilización

Lista los asientos de gastos aún no exportados. Si cambias una cuenta y pulsas «Guardar y aprender», se aplicará a los próximos gastos del mismo proveedor.

Exportar a tu programa contable

Desde el panel: abre el envío del cliente, elige el programa en «Programa contable» y pulsa «Descargar fichero». Desde el portal del cliente: «Conexiones», que además deja elegir el rango de fechas. Disponible desde el plan Pro. Solo se ofrecen los programas del país fiscal del cliente.

• a3ASESOR / a3CON — SUENLACE.DAT: el fichero del enlace contable de a3, de ancho fijo, con las compras y las ventas del envío en un solo fichero. Necesita el código de empresa de a3 en la ficha del cliente.
• A3 Eco — CSV de asientos, un fichero por diario (ventas y compras).
• Wolters Kluwer — el mismo CSV que A3 Eco: es el formato de a3, no un formato propio de Wolters.
• ContaSol — CSV de asientos en windows-1252 con las cuentas del PGC (430, 400, 477, 472).
• Sage 50 — fichero .asc de asientos.
• Sage 200 — la misma estructura que Sage 50: hoy no hay un generador aparte.
• Delta (Bulgaria) — CSV de asientos para el programa contable búlgaro.
• CSV genérico y XML genérico — para cualquier otro programa: un asiento por línea con fecha, cuenta, concepto, debe y haber.
• xDiario.TXT — diario de gastos de ancho fijo, formato propio de Asesia (solo España y solo gastos).
• Sage Despachos Connected — anunciado, todavía NO disponible: Sage no publica la descripción de registros de su enlace contable (Babel), así que no generamos ningún fichero hasta tener una muestra real del despacho.
• Grupo Castilla Delta Fiscal — anunciado, todavía NO disponible por el mismo motivo: Grupo Castilla no publica el formato de importación de su módulo contable. Ojo: es un producto español, distinto del Delta búlgaro de la lista.
• Bulgaria, desde Impuestos del portal del cliente: el ZIP de la справка-декларация para la НАП (DEKLAR.TXT, PRODAGBI.TXT y POKUPKI.TXT, y VIES.TXT si hay operaciones), el SAF-T mensual en XML y los дневници en CSV para el software contable.

Límites que conviene saber: Sage 200 usa la misma estructura que Sage 50; Wolters usa el formato de a3; y el xDiario.TXT no tiene documentación verificada del fabricante. De hecho, salvo el SUENLACE.DAT de a3, ninguno de nuestros ficheros está contrastado contra una descripción de registros del fabricante: son formatos deducidos. Haz siempre una importación de prueba antes de usarlos en serio.

Cómo se importa en el programa de destino

1. 1Descarga el fichero desde el envío del cliente o, por rango de fechas, desde «Conexiones» en su portal.
2. 2Si el periodo lleva ventas y compras, bajas un ZIP con dos carpetas (ventas y compras): descomprímelo y trata cada diario por separado. El SUENLACE.DAT es la excepción: lleva los dos en un solo fichero.
3. 3En a3: enlace contable → importar el SUENLACE.DAT en la empresa del cliente.
4. 4En Sage 50, ContaSol o Delta: la utilidad de importación de asientos del propio programa, indicando el diario y el ejercicio.
5. 5Comprueba el primer asiento antes de dar la importación por buena; después vuelve al envío y pulsa «Marcar como importado».

Al marcar el envío como importado, sus documentos quedan registrados como exportados. Las facturas emitidas solo se marcan si el formato descargado las llevaba: el xDiario.TXT lleva solo gastos.

Expediente y documentos

• Expediente: todo lo del cliente por categoría, año y trimestre, con su estado (pendiente, verificado, exportado, archivado).
• Documentos: sube a su archivo modelos presentados, contratos o certificados (PDF o imagen, hasta 20 MB). El cliente recibe un aviso y los ve en su portal.
• Documentos laborales: nóminas, contratos, bajas y certificados de cada empleado; el empleado los descarga desde su acceso.
• Expediente mercantil (dentro del expediente del cliente): escrituras de constitución y otras escrituras (estatutos, capital, cargos), poderes, actas de la junta y del órgano de administración y libro registro de socios, cada uno con su fecha. Los poderes pueden llevar fecha de caducidad y se marcan como vigentes, «Caduca pronto» (60 días antes) o caducados; esos avisos salen también en «Mi día». Subir o borrar exige un usuario con permiso de edición y que el cliente comparta sus documentos.

Entrar como el cliente

Con «Acceder al portal» ves el portal tal como lo ve el cliente, durante 1 hora y con registro en la auditoría. Solo ves las secciones que el cliente comparte con tu despacho, y no puedes cambiar sus datos bancarios, sus usuarios ni su suscripción.

Calendario fiscal

• Vencimientos de los próximos 120 días de toda la cartera, calculados con el país y la ficha fiscal de cada cliente.
• España (AEAT): 303 (trimestral o mensual), 130 o 131, 111, 115, 349 (trimestral o mensual), y los anuales 347, 390, 190, 180, 200 y 202, además de la aprobación y el depósito de cuentas de las sociedades.
• Bulgaria (НАП): справка-декларация по ЗДДС, VIES-декларация, декларации образец 1 и 6 y SAF-T mensual desde el mes de obligación de la ficha.
• Si el último día cae en festivo o fin de semana, el vencimiento se traslada al siguiente día hábil (en Bulgaria, присъствен ден) y se indica la fecha legal original.

Los mismos vencimientos aparecen en «Mi día» y, para cada empresa, en «Tus próximas obligaciones fiscales» de su portal.

Matriz de IVA (España)

El modelo 303 de todos tus clientes de España por trimestre en una tabla: de un vistazo, quién sale a pagar, a compensar o a devolver.

Mensajes

1. 1Pulsa «Nuevo mensaje», elige el cliente, escribe el asunto y el texto y envía.
2. 2El cliente recibe un aviso y responde desde «Mi asesoría» en su portal.
3. 3Las respuestas llegan a la bandeja de Mensajes con un contador de no leídos.

Usuarios y permisos

1. 1Usuarios → «Nuevo usuario»: nombre, email y contraseña temporal.
2. 2Marca sus permisos: capturas, facturas, gastos, clientes, impuestos, documentos, mensajes, configuración y usuarios.
3. 3Decide su cartera: todos los clientes o solo los que le asignes.
4. 4Puedes desactivar a un usuario en cualquier momento; deja de poder entrar al instante.

Nadie puede darse a sí mismo ni a otros más permisos de los que tiene.

Configuración del despacho

• Logo y datos del despacho.
• Plan del despacho: contratar o cambiar la suscripción (pago con tarjeta mediante Stripe).
• Marca blanca (Business o superior): tu logo, tu color y tu dominio en el portal de tus clientes.
• WhatsApp (Business o superior): tus clientes envían fotos de tickets a tu número y llegan como capturas.
• Código de traspaso: el código que das a un cliente para que se pase a tu despacho.

Oficinas, auditoría y RGPD

• Oficinas: las sedes del despacho. El cliente puede elegir la que le atiende.
• Auditoría: registro de accesos y acciones del equipo, con filtros.
• Borrar datos de un cliente: solicitudes de borrado de datos de tus clientes para aprobar o rechazar.

Planes del despacho

• Starter: 5 clientes y 2 usuarios.
• Pro: 25 clientes y 5 usuarios; recordatorios automáticos y exportadores.
• Business: 75 clientes y 15 usuarios; permisos por cartera, marca blanca y WhatsApp.
• Enterprise: clientes ilimitados y soporte dedicado.

Los precios actualizados están en la web. La prueba de 14 días incluye todas las funciones.

Checklist de arranque

1. 1Configuración: nombre fiscal, NIF, dirección, IBAN y logo. Salen en tus facturas, y sin nombre, NIF y domicilio no se puede emitir.
2. 2Configuración → Series de numeración: revisa los prefijos de facturas, rectificativas, presupuestos, proformas y albaranes. La serie de rectificativas tiene que ser distinta de la de facturas. En Bulgaria las facturas y los известия llevan una numeración única de 10 dígitos que no se configura.
3. 3Bulgaria: si haces entregas o prestas servicios a empresas de otros países de la UE, rellena en Configuración los datos del declarante de la VIES-декларация.
4. 4Configuración → Plantilla de documentos: elige el diseño (Clásica, Moderna o Minimal).
5. 5Clientes: da de alta a tus clientes o impórtalos.
6. 6Facturas: emite la primera.
7. 7Gastos: haz una foto de un ticket y revisa lo que ha leído la IA.
8. 8Si trabajas con una asesoría: Configuración → Acceso de asesoría, para decidir qué ve.

Resumen

La pantalla de inicio muestra el IVA que te toca pagar (modelo 303 en España, ДДС en Bulgaria) y hasta cuándo, tus contadores, las últimas facturas y gastos y los avisos (prueba que termina, pago pendiente…). En «Tus próximas obligaciones fiscales» ves los modelos que vencen en los próximos 60 días, según tu ficha fiscal y ya trasladados a día hábil. También tiene un asistente para preguntar por tus números.

Crear y emitir una factura

1. 1Facturas → «Nueva factura».
2. 2Elige el cliente (o créalo), la fecha y el vencimiento. Si la operación se hizo en una fecha distinta de la de emisión, indica la fecha de la operación (en Bulgaria, la fecha del hecho imponible).
3. 3Añade las líneas: concepto, cantidad, precio y tipo de IVA. En España puedes aplicar retención de IRPF y recargo de equivalencia (solo existe en España); si la operación está exenta, indica el motivo y saldrá en la factura.
4. 4España: si tu ficha fiscal tiene configurada la actividad a efectos de retención (y su fecha de inicio), la factura propone la retención de IRPF que corresponde en la fecha de emisión, por ejemplo 15 % o 7 % de nuevo profesional. Es solo una propuesta: cámbiala o quítala si el cliente es un particular, al que no se retiene.
5. 5Guarda como borrador para seguir más tarde, o emítela.
6. 6Al emitir se comprueban los datos obligatorios: nombre, NIF y domicilio de tu empresa, y los del destinatario. En España el NIF del cliente es obligatorio en entregas intracomunitarias, en inversión del sujeto pasivo y con recargo de equivalencia; si pones NIF, también hace falta su domicilio. Sin NIF la factura es simplificada y no puede superar 400 € IVA incluido, o 3.000 € si en Configuración → Facturas simplificadas indicas que tu actividad está en los supuestos del art. 4.2 RD 1619/2012 (comercio minorista, hostelería, transporte de personas…); por encima hacen falta el nombre y el domicilio del cliente. Un servicio a una empresa de otro país de la UE sin su NIF-IVA no se emite sin IVA: añade el número al cliente (se comprueba en VIES) o factura con IVA. En Bulgaria el nombre y la dirección del destinatario son siempre obligatorios, y una услуга по чл. 21, ал. 2 ЗДДС a un cliente de otro país de la UE sin ДДС номер tampoco se emite. Si falta algo, la factura sigue en borrador y se indica qué completar.

El número se asigna al emitir, en orden y sin huecos, y la fecha no puede ser anterior a la de la última factura emitida de la serie. Un borrador no tiene número y se puede borrar. Un borrador antiguo que ya tenía número no se borra (dejaría un hueco en la serie): se ofrece anularlo. Una factura emitida no se borra: en España se anula o se rectifica; en Bulgaria se corrige con un известие o se anula por el art. 116 ЗДДС.

Enviar, cobrar y corregir

• «Enviar por email»: manda el PDF al email del cliente o al que escribas.
• Descarga el PDF en español, búlgaro o inglés. Lleva la base y la cuota desglosadas por tipo de IVA y, si lo hay, el recargo de equivalencia por separado.
• Márcala como cobrada cuando recibas el pago: indica la forma de cobro (transferencia, efectivo, tarjeta u otra) y la fecha de cobro. En España la forma de cobro alimenta el 347 (lo cobrado en efectivo de un mismo cliente por encima de 6.000 € en el año se declara aparte) y la fecha de cobro, el criterio de caja.
• Bulgaria: desde el detalle de una factura emitida, «Кредитно известие» (baja la base o se deshace la entrega) o «Дебитно известие» (sube la base). Indicas el motivo, la fecha en que surgió la circunstancia y las líneas en positivo: el tipo de известие pone el signo. Se emite en los 5 días siguientes a esa fecha, y un кредитно известие no puede dejar negativo lo facturado. Si la factura está en otra divisa, el известие conserva su divisa y su tipo de cambio.
• Bulgaria, anulación (art. 116 ЗДДС): una factura o un известие emitido con error no se corrige, se anula con el botón «Anular (art. 116 ЗДДС)» del detalle. Escribes el motivo y, si quieres, se crea un borrador con los mismos datos para emitir el documento correcto. El número anulado no se reutiliza y descargas el protocolo de anulación en PDF para las dos partes. En el дневник de ventas y en el SAF-T, si se anula en el mismo mes de emisión figura con importes a cero; si se anula después, el mes de la anulación lo recoge con signo contrario. Una factura con известия emitidos se anula después de anularlos a ellos.
• España: «Rectificar» crea la factura rectificativa con su propia serie: eliges la causa legal (R1 a R4) y si es por diferencias o por sustitución.
• España: con Veri*Factu activo, cada factura emitida o anulada se envía sola a la AEAT; en el detalle ves si está registrada, el CSV o el motivo de rechazo, y puedes «Corregir y reenviar». FacturaE (FacRae) se exporta desde el mismo detalle.

Facturas recurrentes

Para cuotas que se repiten (alquileres, mantenimientos, igualas): crea la plantilla, elige la frecuencia y, si quieres, el envío automático por email. Se generan solas cada periodo, y también puedes generar la siguiente a mano en cualquier momento.

Presupuestos y albaranes

Crea presupuestos o proformas y albaranes con PDF, cambia su estado y conviértelos en factura con un clic. Incluidos en los planes Pyme, Empresa y Conectado.

Clientes y productos

• Clientes: alta, edición e importación desde CSV. Con el número de IVA de un cliente de la UE, se comprueba en VIES y se sugiere la inversión del sujeto pasivo.
• Productos: catálogo con precio, stock, números de serie y movimientos.

Registrar un gasto con foto

1. 1Gastos → escanear: haz la foto del ticket o sube el PDF de la factura.
2. 2La IA rellena proveedor, fecha, base, IVA y total.
3. 3Revisa y completa el nº de factura del proveedor (en Bulgaria es obligatorio para el дневник покупки) y la forma de pago.
4. 4España: elige el tratamiento del IVA (operación interior, adquisición intracomunitaria, inversión del sujeto pasivo o importación) y marca «Bien de inversión» si lo es.
5. 5Adjunta el justificante y guarda.

Si corriges un dato, el siguiente documento de ese proveedor ya sale bien. En España, al registrar un pago en efectivo igual o superior a 1.000 € se avisa en el momento: es el límite legal y la sanción alcanza a las dos partes.

Capturas

Los documentos que llegan por el escáner, por email (dirección de entrada que activa el titular) o por WhatsApp de tu asesoría esperan aquí. Abre cada uno, revisa los datos (puedes marcar en el documento dónde está un dato para que lo aprenda) y apruébalo como gasto.

Bancos, tesorería y remesas

• Bancos: conecta tu banco (GoCardless), sincroniza movimientos y concílialos con facturas y gastos.
• Tesorería: cobros pendientes, previsión de 8 semanas y cash-flow de 12 semanas.
• Remesas SEPA: de cobro (adeudos domiciliados, pain.008) o de pago (transferencias, pain.001). Descarga el XML para tu banco y márcala como ejecutada cuando el banco la procese.
• Remesas → Mandatos: da de alta el mandato firmado de cada cliente al que cobras por domiciliación: referencia única, identificador de acreedor SEPA (te lo da tu banco), IBAN, BIC si lo tienes, fecha de firma, esquema CORE o B2B y si es recurrente o de cobro único. En cada línea de la remesa de cobro eliges el mandato, y de él salen el deudor, su IBAN y la secuencia.
• Un mandato recurrente sale como primer adeudo (FRST) y pasa solo a recurrente (RCUR) tras la primera descarga de la remesa. Sin BIC, el fichero lo indica como NOTPROVIDED. Un mandato ya usado no se elimina: se revoca.
• La primera descarga del XML emite la remesa, así que exige poder escribir: con la suscripción impagada, la prueba terminada o sin plan que incluya remesas (o con acceso de solo consulta) no se emite ninguna remesa nueva; las ya emitidas se pueden volver a descargar.

Impuestos

• España, modelo 303: resumen por tipos (con recargo de equivalencia), PDF, XML de borrador y fichero .303 con el diseño de registro oficial de 2026. Antes de descargar el .303 indicas la forma de pago (ingreso, domiciliación, compensación, devolución o sin actividad), las cuotas a compensar de periodos anteriores [110], si estás acogido al criterio de caja y, en el 4T, si estás exonerado del 390 (entonces se rellena la página 4 de información adicional).
• España, 303 con criterio de caja: en la tarjeta del 303 contestas si estás acogido al criterio de caja, si eres destinatario de operaciones en criterio de caja (con los NIF de esos proveedores) y qué hacer con los gastos sin pago registrado. Las ventas se declaran al cobro (con la fecha de cobro de cada factura) y las compras al pago. La pantalla, el PDF y el fichero .303 usan las mismas respuestas y dan las mismas cifras; sin contestar, la pantalla y el PDF calculan con la regla general y el fichero no se genera.
• España, prorrata: si la ficha fiscal tiene un porcentaje de prorrata, el IVA soportado se deduce con él. En el 4T se calcula el porcentaje definitivo (con el volumen de operaciones o con los importes que indiques) y la regularización de la casilla [44], que salen en pantalla, en el PDF y en el fichero. Si además estás exonerado del 390, el fichero rellena la página 5 de prorratas y pide el CNAE-2025 de la actividad.
• Saldo del año anterior: guarda una vez la casilla [87] del último 303 del año pasado. Será el [110] del 1T y se arrastra a los trimestres siguientes.
• España, además: 130 (pago fraccionado del IRPF), 111 y 115 (retenciones de profesionales y trabajadores y de alquileres), 347 (operaciones con terceros de más de 3.005,06 €, con los cobros en efectivo de más de 6.000 € por cliente según la forma de cobro de cada factura) y 349 (operaciones intracomunitarias; por meses si las entregas superan 50.000 €), cada uno con su PDF.
• Bulgaria, cada mes: ZIP con DEKLAR.TXT, PRODAGBI.TXT y POKUPKI.TXT (windows-1251) para subir, firmados con КЕП, en el servicio electrónico de la НАП; también se descargan uno a uno. Si hay entregas intracomunitarias, operaciones triangulares o servicios del чл. 21, ал. 2 ЗДДС, el ZIP incluye VIES.TXT y hacen falta los datos del declarante de Configuración.
• Bulgaria, SAF-T mensual: fichero XML (ЕИК_MM_AAAA.xml) con los documentos y los maestros, que vence a final del mes siguiente. Si faltan datos obligatorios (por ejemplo, un ЕИК válido), no se genera y se indica qué falta. El libro mayor y la presentación con КЕП los hace tu contable en su programa.
• Bulgaria: дневници de compras y de ventas en CSV para el programa contable (no se presentan en la НАП).

Los cálculos salen de tus facturas y gastos. Si un documento tiene datos incompletos, los ficheros de la НАП no se generan hasta corregirlo. Revísalos con tu asesoría antes de presentar.

Más herramientas

• Asistente IA: pide facturas, gastos o clientes escribiendo; siempre te enseña el resultado antes de guardar.
• Automatizaciones: reglas del tipo «cuando pase esto, haz esto», con plantillas.
• «Conexiones»: exporta por fechas a ContaSol, Sage 50, Sage 200, A3 Eco, SUENLACE.DAT de a3, Wolters Kluwer (España), Delta (Bulgaria) o CSV / XML genérico. Solo salen los programas de tu país fiscal.
• Notificaciones oficiales: registra las notificaciones de Hacienda y controla sus plazos.
• Empleados (plan Empresa): fichas, fichajes y nóminas en PDF.

Qué ve tu asesoría

En Configuración → Acceso de asesoría decides qué secciones puede ver cuando entra en tu portal: facturas y ventas, gastos y compras, bancos y remesas, recursos humanos, impuestos y documentos. Cada acceso de la asesoría queda registrado y dura como máximo una hora.

Enviar la contabilidad del periodo

1. 1«Enviar a mi asesoría» → «Nuevo envío».
2. 2Elige el periodo (este mes, mes anterior, trimestre o fechas a medida).
3. 3Añade una nota si quieres y pulsa «Enviar a mi asesoría».
4. 4Sigue el estado: enviado, recibido e importado.

Cada factura y gasto se envía una sola vez. Si no trabajas con una asesoría en Asesia, puedes activar «Enviar gastos al gestor» para mandar un CSV por email.

Mensajes con la asesoría

En «Mi asesoría» escribes consultas y lees las respuestas y los mensajes que te envía el despacho. Los documentos que te sube (modelos, contratos, certificados) están en Documentos.

Cambiar de asesoría

1. 1Pide a tu nueva asesoría su código de traspaso.
2. 2Configuración → Cambiar asesoría → escribe el código y confirma.
3. 3Tu asesoría anterior deja de ver tu ficha y tu contabilidad; conserva solo los envíos que ya recibió.

Colaboradores

En Configuración → Colaboradores invitas por email; la invitación vale 7 días.

• Propietario: todo, incluidos datos bancarios, usuarios y suscripción.
• Gestor: puede leer y editar.
• Lector: solo consulta; no usa el asistente. No ve los botones de crear, editar, borrar, subir ni enviar, sino un aviso de que su acceso es de solo consulta. Sí puede escribir a la asesoría.

Portal del empleado

Los empleados activos con email entran en /empleado/login con un enlace que reciben por correo (30 minutos, un solo uso) y descargan sus nóminas y documentos laborales. Solo ven lo suyo, y al darlos de baja pierden el acceso.

Planes de empresa

• Conectado (0 €): si tu asesoría usa Asesia. Facturas y contactos ilimitados, 2 usuarios, 100 lecturas OCR al mes, presupuestos, albaranes, banco y remesas.
• Autónomo: 50 contactos, 1 usuario, 30 lecturas OCR al mes.
• Pyme: 500 contactos, 3 usuarios, 200 lecturas OCR; presupuestos, albaranes, adjuntos, banco y remesas.
• Empresa: todo ilimitado en contactos, 10 usuarios, 600 lecturas OCR; empleados y nóminas, API y webhooks.

Todos tienen 14 días de prueba. Los precios, con IVA, están en la pantalla Planes. Cancelas cuando quieras desde «Gestiona tu suscripción».

Si termina la prueba o falla un pago

Puedes seguir consultando y descargando todo lo que tienes (facturas, gastos, documentos): nunca se bloquea el acceso a tus propios datos. Lo que se pausa es crear documentos nuevos hasta que elijas plan o actualices la tarjeta.

Tus derechos

• Mi perfil → «Descargar mis datos»: descargas un ZIP con toda tu información.
• Mi perfil → «Solicitar borrado»: la asesoría (o la plataforma) revisa la solicitud; hay datos que la ley obliga a conservar un tiempo.
• Cada acceso de la asesoría a tu portal queda registrado.

Seguridad de los ficheros

Los documentos se guardan en almacenamiento privado, se desinfectan al subirlos (se reconstruyen sin scripts, macros ni metadatos) y solo se descargan con sesión y permiso. Los datos sensibles (como el IBAN) se guardan cifrados.

Tu día a día como autónomo

1. 1Emite tus facturas desde Facturas. Si eres profesional en España, añade la retención de IRPF (normalmente 15 %, o 7 % los primeros años).
2. 2Registra cada gasto con la foto del ticket o el PDF, con su forma de pago.
3. 3Revisa en Resumen el IVA del trimestre y la fecha límite.
4. 4Al final del trimestre abre Impuestos: el 303 (IVA) y el 130 (pago fraccionado del IRPF) salen calculados con tus datos.

Asesia calcula y prepara; la presentación la haces tú en la sede de la AEAT (o НАП en Bulgaria) o tu gestor.

Si tu gestor no usa Asesia

• Empresas de Bulgaria: en Impuestos descargas cada mes los дневници en CSV para el programa contable, el ZIP para la НАП y el SAF-T, y se los pasas a tu contable.
• Configuración → «Integración con software contable» (empresas de España): elige el programa de tu gestor y exporta cada mes el fichero para que lo importe. Con A3Con / A3Asesor se genera SUENLACE.DAT, el fichero del enlace contable de a3. Con Sage 50 se genera xDiario.TXT, un formato propio de Asesia cuya importación en Sage 50 o ContaPlus no está verificada: haz antes una importación de prueba.
• Configuración → «Enviar gastos al gestor»: le llega por email un CSV con tus gastos cada mes o cada trimestre, el día que elijas.
• Conectores: exporta facturas, gastos o todo por fechas a ContaSol, Sage 50/200, A3, Delta o formato universal.

Modelos que prepara Asesia

• España: 303 (IVA, con fichero .303 del diseño de registro 2026), 130 (IRPF autónomos), 111 y 115 (retenciones), 347 (operaciones con terceros) y 349 (operaciones intracomunitarias), con pistas de gastos deducibles.
• Bulgaria: ZIP de la справка-декларация por ДДС para la НАП (DEKLAR.TXT, PRODAGBI.TXT, POKUPKI.TXT y, si procede, VIES.TXT), SAF-T mensual en XML y дневници en CSV.
• Calendario: en Resumen, «Tus próximas obligaciones fiscales» te recuerda qué vence y cuándo, ya trasladado a día hábil.

Cuando crezcas

Puedes pasar de Autónomo a Pyme o Empresa desde Planes sin perder nada, invitar a tu equipo como colaboradores y, si contratas una asesoría que usa Asesia, conectarte con su código de traspaso: desde ese momento el plan Conectado no te cuesta nada.

Veri*Factu (España)

1. 1Configuración: comprueba que el NIF de la empresa está bien.
2. 2Sube tu certificado digital en la sección de certificado.
3. 3Activa Veri*Factu. Desde ese momento cada factura emitida lleva su código QR tributario y queda encadenada: ya no se modifica, solo se rectifica o se anula. Los registros se envían solos a la AEAT, en orden y respetando sus tiempos de espera; en Configuración → Veri*Factu ves la cola de envíos y el entorno (pruebas o producción).

Obligatorio desde 2027 (1 de enero para sociedades, 1 de julio para el resto): desde tu fecha no se emite ninguna factura sin Veri*Factu activo y certificado vigente. Una vez activado no se desactiva en el mismo año natural. Solo se ofrece la modalidad VERI*FACTU. Si el certificado es de tu asesoría, necesita un apoderamiento o ser colaborador social. La AEAT no homologa programas: el fabricante firma una declaración responsable, que tienes en Configuración → Veri*Factu y en asesia.app/legal/declaracion-responsable.

Recibir facturas por email

1. 1En Capturas, el titular activa la dirección de email única de la empresa (algo como g1a2b3c4@facturas.asesia.app).
2. 2Reenvía a ella cualquier factura (imagen o PDF) desde tu email o el de tus colaboradores: cada adjunto entra como documento a revisar, con su OCR hecho, y recibes el aviso.
3. 3Si la dirección se filtra o llega correo que no esperas, genera una nueva desde la misma pantalla: la anterior deja de funcionar al momento.

Solo entran los correos enviados desde el email del titular o de un colaborador activo; el resto se descarta sin avisar al remitente. Se aceptan imágenes y PDF (hasta 20 adjuntos y 30 MB por adjunto), se comprueba el tipo real del fichero y se desinfecta (se reconstruye sin contenido activo). Un correo de una dirección desconocida, con SPF/DKIM fallando o con adjuntos de otro tipo (ZIP, Word) no crea nada.

Banco y extractos

• Bancos: conecta tu cuenta (solo el titular), sincroniza y concilia cada movimiento con su factura o gasto; si un cargo no tiene gasto, créalo desde el propio movimiento.
• Norma 43 (España): en Conectores sube el extracto de tu banco (.txt o .n43, hasta 5 MB) y verás el banco, el IBAN y los movimientos leídos. Si el fichero no sigue el Cuaderno 43, se explica por qué. Estos movimientos no se concilian: para conciliar, conecta la cuenta en Bancos.

Empleados, fichajes y nóminas (plan Empresa)

1. 1Empleados → «Nuevo empleado»: datos, salario bruto, IRPF, Seguridad Social e IBAN.
2. 2Fichajes: registra entradas y salidas de cada día.
3. 3Nóminas (España): genera la nómina del mes en PDF.
4. 4Si el empleado tiene email, entra en su portal y descarga sus nóminas y documentos.

Automatizaciones

Crea reglas del tipo «cuando se cree una factura de importe alto, avísame», «cuando cobres una factura, avísame» o «aprueba solos los tickets pequeños». Parte de una plantilla o descríbela con tus palabras y el asistente la prepara; puedes ejecutarla a mano para probarla.

Notificaciones oficiales

Registra cada notificación de la Administración con su fecha de puesta a disposición: Asesia calcula el plazo y te avisa según se acerca. Si nadie accede a tiempo, se entiende rechazada; márcala como «Ya he accedido» cuando lo hagas.

API y webhooks (plan Empresa)

En Configuración das de alta direcciones (https) que reciben avisos firmados cuando entra, se procesa, se aprueba o se exporta un documento, cuando se crea o se cobra una factura, se crea un gasto o se concilia un movimiento del banco. Si tu servidor no responde, se reintenta.

Marca blanca (Business o superior)

1. 1Configuración → marca blanca: escribe el nombre que verán tus clientes y elige tu color.
2. 2Sube el logo del despacho en la parte de arriba de Configuración.
3. 3Opcional: escribe tu dominio (por ejemplo portal.tudespacho.es) y guarda.
4. 4En el DNS de tu dominio crea el registro TXT que muestra la pantalla (nombre _asesia-verify.tu-dominio y valor asesia-verify=… ; usa el botón «Copiar») y pulsa «Verificar dominio». La propagación puede tardar unos minutos.

Mientras lo verificas, nadie más puede reclamar ese dominio durante 7 días; si no lo verificas, queda libre. Hasta que está verificado no se usa. Con el dominio verificado y su DNS y SSL apuntando a Asesia, tus clientes ven tu marca desde la pantalla de acceso.

WhatsApp (Business o superior)

Conecta tu cuenta de WhatsApp Business (Cloud API de Meta) con el ID del número y un token de acceso, y envía un mensaje de prueba. Así puedes avisar a tus clientes por WhatsApp. Si un cliente no quiere recibirlos, marca en su ficha la exclusión de WhatsApp.

Avisos automáticos

• Recordatorios de documentación (Pro o superior): si se acerca un plazo y un cliente no ha subido nada de ese periodo, avisa al cliente y a la asesoría.
• Resumen diario por email para cada persona del equipo con sus avisos pendientes.
• Campana de notificaciones en el panel: documentos nuevos, mensajes, envíos.

Entrada masiva de documentos

• Ficha del cliente → subir lote: arrastra un paquete de documentos escaneados y la IA los lee todos.
• Agente local: genera en la ficha el token del agente para enviar automáticamente los ficheros de una carpeta del ordenador del cliente.

Clientes que se fueron (España)

Cuando un cliente se traspasa a otra asesoría, su expediente de prevención del blanqueo queda archivado a tu nombre 10 años desde el fin de la relación (Ley 10/2010). Lo consulta quien ve todo el despacho desde Clientes → «Clientes que se fueron».

Facturación y baja del despacho

• Despachos fuera de España: en Configuración indica tu NIF-IVA intracomunitario; si es válido en VIES, las facturas de Asesia van sin IVA.
• Dar de baja el despacho (solo el administrador): escribe el nombre del despacho para confirmar. La solicitud la revisa el equipo de Asesia; si se aprueba, los datos se anonimizan y no se puede deshacer.

Soporte

El botón redondo de abajo a la derecha abre «Soporte y sugerencias»: elige si es una pregunta, un problema o una idea y escríbenos.

¿Puedo borrar una factura?

Solo si es un borrador sin número (los borradores no reciben número hasta que se emiten). Un borrador antiguo que ya tenía número se anula en lugar de borrarse. Una factura emitida tiene número legal: en España se anula o se rectifica; en Bulgaria se corrige con un кредитно o дебитно известие o, si se emitió con error, se anula por el art. 116 ЗДДС con su protocolo (el número anulado no se reutiliza). La numeración nunca deja huecos.

¿Qué pasa si la IA lee mal un ticket?

Nada se contabiliza sin revisar: corriges el dato antes de aprobarlo y Asesia aprende para el siguiente documento de ese proveedor.

¿La asesoría ve todo lo mío?

Solo las secciones que compartes en Configuración → Acceso de asesoría. Cada acceso queda registrado y dura como máximo una hora.

¿Y si dejo de pagar?

Sigues viendo y descargando todo lo que tienes. Solo se pausa crear documentos nuevos hasta que elijas plan o actualices la tarjeta.

¿Funciona en el móvil?

Sí. El portal se adapta al móvil y puedes instalarlo como aplicación desde el navegador para hacer las fotos de los tickets al momento.

¿En qué moneda trabaja?

En euros, en España y en Bulgaria (Bulgaria usa el euro desde el 1 de enero de 2026). Una factura en otra divisa guarda su importe original y el cambio del BCE.

¿Dónde están mis datos?

Los ficheros se guardan en almacenamiento privado y se desinfectan al entrar, y los datos sensibles se guardan cifrados. Puedes descargarlos todos o pedir su borrado desde Mi perfil.